Sistem informasi akademik saat ini banyak digunakan oleh perguruan tinggi untuk mengatur sistem manajemen, keuangan dan operasional lainnya. Para mahasiswa tentu sudah tidak asing dengan web resmi milik kampus yang hanya bisa dibuka dengan memasukkan nomor mahasiswa mereka. Sistem informasi sekolah online yang telah banyak diterapkan di perguruan tinggi ini berisi berbagai informasi seputar akademis yang bisa dengan bebas diakses oleh seluruh mahasiswa. Di sana, para mahasiswa juga bisa melihat rekap nilai mereka.
Kemajuan Teknologi di Sistem Informasi Akademis
Kemajuan teknologi dan informasi memang menjadi perubahan yang sangat besar bagi manusia saat ini. Perubahan tersebut kemudian mempengaruhi segala aspek kehidupan manusia, tak terkecuali bidang akademik. Dengan adanya perubahan ini, para pekerja di bidang tata usaha di perguruan tinggi maupun sekolah dapat lebih mudah mengatur dan menginput data yang berhubungan dengan siswa mereka. Bahkan sistem informasi sekolah online ini juga mempengaruhi akreditasi suatu kampus saat ini. Perguruan tinggi yang sudah bisa menjalankan sistem informasi online dianggap telah mampu untuk mengatur operasional mereka dengan baik.
Sistem informasi akademik memang membawa banyak perubahan bagi operasional kampus yang berjalan. Mahasiswa tak perlu lagi menanyakan nilai kepada setiap dosen mata kuliah karena nilai akan diunggah ke akun SIA masing-masing mahasiswa. Belum lagi dengan sistem operasional lainnya seperti pengisian KRS yang akan menentukan jadwal mahasiswa di satu semester ke depan, begitu pula dengan tugas akhir dan skripsi yang harus didaftarkan juga melalui akun SIA mereka. Sistem yang memiliki banyak kegunaan ini haruslah kuat menampung banyaknya pengguna dalam satu waktu ketika awal dan akhir semester. Itulah mengapa implementasi sistem informasi akademik harus dijalankan dengan maksimal.
Kunci Sukses Implementasi Sistem Akademik
Banyaknya masalah yang dihadapi pihak IT terhadap penggunaan sistem informasi akademik tentu saja membawa tantangan tersendiri. Untuk bisa mengimplementasikannya dengan baik, perlu beberapa kunci sukses seperti di bawah ini.
- Rencana yang matang
Ada banyak hal yang harus dipersiapkan sebelum perguruan tinggi menerapkan sistem informasi akademik di kampus mereka. Pemimpin kampus harus merencanakan dengan sangat baik bagaimana pengoperasiannya nanti, biaya, peran dan prosedur yang akan dijalankan. Rencanakan dengan baik efek seperti apa yang sekiranya akan didapat saat memutuskan menggunakan sistem informasi akademik pada kampus tersebut.
- Perencanaan pengembangan yang jelas
Setelah memutuskan untuk menggunakan sistem informasi akademik, pastikan untuk membuat perencanaan roadmap pengembangan yang jelas. Setiap software atau program tentu saja akan mengalami perkembangan seiring dengan berjalannya waktu. Sebelum memulainya, pastikan akan seperti apa roadmap pengembangan nantinya.
- Pemahaman SDM
Kunci sukses lainnya dalam menjalankan sistem informasi akademik adalah dengan menanamkan pemahaman pada orang-orang yang nantinya akan bertanggung jawab menjalankan proses tersebut. Sosialisasi sangat diperlukan agar setiap pihak yang ikut andil didalamnya bisa berkontribusi dengan baik dan maksimal.
- Sistem keamanan yang tinggi
Hal lainnya yang juga harus sangat diperhatikan dalam menjalankan sistem informasi akademik adalah tentang pengamanannya. Sistem yang dijalankan secara online memang mudah dan cepat, namun kita juga harus paham bahwa keamanannya bisa terancam kapan saja. Maka dari itu, selalu menerapkan sistem keamanan ganda yang akan melindungi semua data didalamnya. Terlebih akan ada banyak sekali data penting yang menyangkut data mahasiswa dan data penting kampus.
- Memilih vendor pengembangan site yang tepat
Menggunakan SIA berarti kampus harus bekerja sama dengan vendor yang menyediakan jasa pengembangan sistem informasi akademik. Untuk bisa memiliki sistem yang baik, maka kita juga harus memilih vendor yang terpercaya dan profesional.
- Mengetes sistem
Sebelum sistem digunakan, kita harus mengetesnya terlebih dahulu melalui UAT atau User Acceptance Testing. Hal tersebut bertujuan untuk mengetahui hal-hal yang tidak sesuai dengan kebutuhan kampus akan sistem yang digunakan.
- Maintenance sistem
Sistem informasi sekolah online yang telah digunakan harus selalu diperhatikan dan dijaga dengan baik agar tidak terjadi crash saat digunakan. Jika mengalami masalah, maka sistem operasional akan sangat terganggu dan bisa menurunkan kualitas sistem operasional kampus tersebut.